Handlungsfähig in der Krise: Die Bedeutung von Qualitätsmanagement in der Arzt- und Zahnarztpraxis

„COVID-19 hat in diesem Jahr vielen vor Augen geführt, welche Bedeutung ein gutes Qualitätsmanagement für das gesamte Praxisteam hat“, sagt die ausgebildete MFA Iris Schluckebier: „Praxen mit einem funktionierenden QM-System haben auch in der Krise die Kontrolle behalten.“ Beim PKV Institut, dem führenden Anbieter von Online-Seminaren und Fernlehrgängen für MFAs und ZFAs, ist sie Fachbeirat, Referentin für Online-Seminare sowie in der Teilnehmerbetreuung tätig. In diesem Jahr stellt sie enorm gesteigertes Interesse für das Thema Qualitätsmanagement fest.

Zeit sparen – Qualität und Sicherheit steigern

Mit einem lebendigen QM sind Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten klar geregelt, jeder Fehler führt zu einem Lernprozess, das Team spart Zeit durch eine immer effizientere Organisation. Zugleich stellt ein gelebtes QM nachweisbar sicher, dass alle Patienten eine qualitativ hochwertige Behandlung erhalten und dass die Sicherheit auf allen Ebenen gewährleistet ist. Das beginnt schon mit der regelmäßigen Überprüfung von potentiellen Stolperfallen im gesamten Praxisbereich. Zu den Instrumenten des Qualitätsmanagements gehören unter anderem Verfahrensund Arbeitsanweisungen sowie Checklisten, die direkt am Gebrauchsort greifbar sind. „Ein dickes Handbuch, das am Empfang steht und nicht gelesen wird, bringt niemandem etwas.“ QM bedeutet zunächst Aufwand. Eine Checkliste, mit deren Hilfe alle notwendigen Tätigkeiten vor Praxisbeginn − wie die Durchlüftung der Räume, Kontrollgänge durch die Behandlungsräume und das Einschalten der Geräte – berücksichtigt werden, kann eine große Hilfe sein und so das gesamte Team entlasten. Zum Beispiel, wenn eine Kollegin in der Frühschicht einspringt und mit den dortigen Prozessen noch nicht vertraut ist. „Der Praxisalltag bietet kaum Gelegenheit, bestehende Prozesse zu reflektieren, geschweige denn in Frage zu stellen“, sagt Schluckebier und verweist auf Checklisten etwa zur Vorbereitung der Abrechnung: „QM birgt auch große Einsparpotentiale und die Chance, als Praxis patientenorientiert und zugleich wirtschaftlicher zu arbeiten.“

Die Rolle der Praxisleitung: Klare Ansagen machen und Vorbild sein!

Qualitätsmanagement funktioniert nur im Team. Deswegen kann QM auch erst gelingen, wenn die Praxisleitung dahintersteht und selbst mitmacht. Auch die Fehlerkultur spielt hier eine Rolle, wie Schluckebier erklärt: „Wenn vor 30 Jahren ein Fehler passiert ist, wurde in der Runde scharf gefragt ‚Wer war das?‘. Gute Praxisteams verschwenden ihre Zeit aber nicht mit Anschuldigungen, sondern finden Ursachen für Fehler und sorgen gemeinsam dafür, dass Fehler nicht mehr so leicht passieren können.“ Ein gutes Qualitätsmanagement dient dem Team und nicht allein dem Zweck, Normen zu erfüllen. Als integrativer Bestandteil des Praxisbetriebs schafft es Strukturund Behandlungssicherheit, verbessert Prozesse und erleichtert den Praxisalltag für alle.

Qualitätsmanagement auf dem Prüfstand

Seit 2010 sind alle Arztund Zahnarztpraxen in Deutschland dazu verpflichtet, Qualitätsmanagement einzuführen und langfristig zu etablieren. Wie man das richtige System für seine Praxis findet, QM als Prozess implementiert und Audits vorbereitet, lernen MFAs und ZFAs im Fernlehrgang „Qualitätsmanagementbeauftragte“ des PKV Instituts. Sie bekommen Grundlagen des Qualitätsmanagements und seine Werkzeuge an die Hand, sie werden im Projektund Zeitmanagement geschult, sie erfahren, wie sie eine Ist-Zustand-Analyse vornehmen und wie sie QM dauerhaft und Schritt für Schritt in den Praxisalltag integrieren. Aber woher wissen Arztpraxen, dass sie Schulungsbedarf im QM haben? „Wenn die längere Ausfallzeit einer Kollegin oder die Einarbeitung einer neuen Kollegin einen Stressfaktor darstellt, sollte man über QM nachdenken“, sagt Schluckebier. „Dann sind Arbeitsabläufe, Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht so klar geregelt, wie es für einen reibungslosen Praxisbetreib wünschenswert wäre.“